Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG). La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas.
La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos. Comprender el Apoyo que los SI Gerenciales proporcionan a la toma de decisiones
Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración
En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.
Se podría decir que es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Las actividades Principales de los SIG es que;
1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.
2.- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados
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3.- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.
Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial
Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que éstas sigan una serie de pasos para obtener una visión general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo.
Un sistema integrado usuario –maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa.
El sistema utiliza equipos de computación y software, procedimientos, manuales, modelos para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una base de datos.
La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. Es por eso que en la actualidad la empresa que no lleve un sistema cualquiera que este sea no se considera estar a la vanguardia.
Sistema de procesamiento de información basado en la computadora que apoya las funciones de operación, administración y toma de decisiones de una organización.
Un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. Utiliza equipo de cómputo (HW) y programas (SW), procedimientos manuales, modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones, además de una base de datos. usuario-máquina, basado en la computadora, interacción entre persona y computadora. Afectando conocimientos de quien lo desarrolla y de quien lo usa.
La implementación de las nuevas tecnologías ha dejado de ser una ventaja competitiva para las numerosas empresas, a convertirse en una necesidad u obligación. En el mercado empresarial, para seguir siendo rentables y eficientes se debe de mantener las ventajas competitivas, hay que estar innovando continuamente, a lo que contribuye la adopción de las TIC. Una buena adopción tecnológica brinda grandes beneficios para las pequeñas y medianas empresas (Pymes) ya que esto da la oportunidad de enfocarse en sus procesos más importantes, aumentando por ende la competitividad de la empresa.
La tecnología de información es definida por Bakopoulos, de la manera siguiente:"El conjunto de recursos materiales que se utilizan para el almacenamiento, procesamiento y comunicación de la información, y la manera en la cual estos recursos son organizados, dentro de un sistema, para desarrollar eficientemente el conjunto de tareas asignadas." (Bakopoulos, 1985, 17-24).
En relación con la definición de Bakopoulos se puede decir que la tecnología de información incluye los componentes físicos del hardware y software, así, el software permite el buen funcionamiento del hardware y por consiguiente la comunicación entre ambas partes, ayudando a desarrollar con eficiencia las diferentes tareas asignadas.
La exigencia de tecnología de reciente aparición en la toma de decisiones ejecutivas, permite disponer de sistemas de información que apoyan esta tarea a partir de grandes volúmenes de información procedentes de los sistemas de gestión e integrados hoy en una plataforma de ordenadores.
La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores. Para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa Se requiere de esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero.
Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener la última factura o el último pago registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. En esta era de la información y de la gestión del conocimiento es muy importante que no solamente los ejecutivos manejen la información en forma eficiente, óptima y en el momento preciso sino que también todos los profesionales, técnicos entre otros administren la información desde la mas simple hasta los sistemas mas complejos, pues se sabe que el hombre por naturaleza es un procesador de la información mas antigua y su historia se remonta con la aparición de el mismo
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